Even een klein, maar belangrijk stukje…
Niemand zit te wachten op eindeloze teksten vol juridische taal, en geloof me—ik ook niet. Maar deze algemene voorwaarden zijn er niet alleen om mij te beschermen, ze zijn er juist ook voor jou. Ze zorgen ervoor dat we allebei weten waar we aan toe zijn, zonder verrassingen achteraf.
Zie het als een heldere kapstok waar we onze samenwerking aan ophangen. Geen kleine lettertjes om je zorgen over te maken, gewoon duidelijke afspraken zodat jij met een gerust hart kunt ondernemen, en ik precies weet hoe ik je het beste kan ondersteunen.
Algemene voorwaarden voor diensten van Virtuora
1. Algemeen
Debora levert haar Virtual Assistant-diensten met toewijding, professionaliteit en zorgvuldigheid. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die Virtuora aanbiedt, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2. Best effort en redelijkheid
Debora voert haar werkzaamheden uit op basis van best effort. Dit betekent dat zij zich volledig inzet om het gewenste resultaat te bereiken, zonder een specifiek resultaat te garanderen. Redelijkheid staat centraal in de verwachtingen rond taken, deadlines en werkuren.
3. Meerwerk
Meerwerk dat buiten de afgesproken diensten valt, kan in overleg worden uitgevoerd. Dit gebeurt op basis van:
Transparante communicatie vooraf over de aard en duur van het meerwerk.
Duidelijke afspraken over de kosten, gebaseerd op het geldende uurtarief van €60 per uur of een aanvullende prijsafspraak.
Tijdelijke inzet, tenzij structureel meerwerk gewenst is, waarvoor een aangepast abonnement kan worden voorgesteld.
4. Fair use (Redelijk gebruik)
Virtuora’s diensten zijn gebaseerd op vertrouwen en redelijkheid. Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen, geldt een Fair Use-beleid:
Redelijk gebruik: De afgesproken diensten en werkzaamheden zijn bedoeld voor normaal zakelijk gebruik, passend bij het gekozen pakket of de strippenkaart.
Significante overschrijding: Indien het werk structureel meer inzet of middelen vraagt dan redelijk verwacht mag worden, kan Debora dit aangeven en voorstellen om extra kosten door te berekenen, altijd in overleg met de klant. Hierbij geldt het standaard uurtarief van €60 als uitgangspunt, tenzij anders overeengekomen.
Voorkomen van overbelasting: Dit beleid helpt om een gezonde balans te behouden in de planning en beschikbaarheid, zowel voor Debora als voor haar klanten.
5. Beschikbaarheid en werktijden
Debora’s beschikbaarheid wordt afgestemd op basis van gemaakte afspraken:
- Flexibele inzet: Afhankelijk van de behoeften van de klant en de gekozen dienst.
- Tijden altijd in overleg: Voor de planning van werkzaamheden, inclusief strippenkaarten en focusdagen.
- Op locatie werken: In overleg kan Debora ook incidenteel op locatie komen werken als de situatie daar om vraagt.
Focusdag: De focusdag heeft een tijdsduur van 7 uur, met 1 uur voorbereidingstijd (minimaal 48 uur van tevoren). De focusdag kan plaatsvinden:
- Op locatie: Tot 30 km rondom Buitenpost.
- Online: Volledig online mogelijk.
- Hybride: Een combinatie van op locatie en online, afgestemd op de wensen van de klant.
Debora’s beschikbaarheid wordt afgestemd op basis van gemaakte afspraken:
- Flexibele inzet: Afhankelijk van de behoeften van de klant en de gekozen dienst.
- Tijden altijd in overleg: Voor de planning van werkzaamheden, inclusief strippenkaarten en focusdagen.
Focusdag: De focusdag heeft een tijdsduur van 7 uur, met 1 uur voorbereidingstijd (minimaal 48 uur van tevoren). De focusdag kan plaatsvinden:
- Op locatie: Tot 30 km rondom Buitenpost.
- Online: Volledig online mogelijk.
- Hybride: Een combinatie van op locatie en online, afgestemd op de wensen van de klant.
Debora’s beschikbaarheid wordt afgestemd op basis van gemaakte afspraken:
- Flexibele inzet: Afhankelijk van de behoeften van de klant en de gekozen dienst.
- Tijden altijd in overleg: Voor de planning van werkzaamheden, inclusief strippenkaarten en focusdagen.
6. Samenwerkingssoftware
Voor een efficiënte samenwerking maakt Debora gebruik van tools en software:
- Voorkeur voor Trello: Voor het beheren van taken en projecten, met flexibiliteit voor andere platforms indien gewenst.
- Gebruik van eigen software: Om werkzaamheden efficiënt uit te voeren, zowel online als lokaal. Dit kan tools omvatten voor planning, administratie, communicatie en meer.
7. Notuleren op basis van opnames
Debora biedt de mogelijkheid om notulen en actielijsten te maken op basis van opgenomen vergaderingen:
- Talen: Beschikbaar in het Nederlands en Engels.
- Opnamevereisten: Opnames dienen van goede kwaliteit te zijn voor een correcte uitwerking.
- Geen fysieke aanwezigheid: Notuleren vindt plaats op afstand, zonder persoonlijke aanwezigheid bij het overleg.
8. Vertrouwelijkheid en geheimhouding
- Vertrouwelijke informatie: Onder vertrouwelijke informatie valt alle informatie die als zodanig is aangeduid of redelijkerwijs als vertrouwelijk kan worden beschouwd, inclusief maar niet beperkt tot bedrijfsstrategieën, klantgegevens, financiële informatie, en interne processen.
- Gebruik van informatie: Vertrouwelijke informatie mag alleen worden gebruikt voor de uitvoering van de overeengekomen diensten en wordt niet gedeeld met derden zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klant.
- Vertrouwelijkheid door derden: Indien Debora derden inschakelt voor de uitvoering van haar werkzaamheden, zorgt zij ervoor dat deze partijen gebonden zijn aan dezelfde vertrouwelijkheidsverplichtingen als vastgelegd in deze voorwaarden.
- Uitzonderingen: De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:
- reeds publiekelijk bekend is zonder schending van deze voorwaarden,
- wettelijk moet worden gedeeld, of
- al in het bezit was van Debora zonder geheimhoudingsplicht.
- Duur van de geheimhouding: De geheimhoudingsplicht blijft van kracht tot 2 jaar na beëindiging van de samenwerking.
9. Aansprakelijkheid
- Beperking van aansprakelijkheid: Debora is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van opzet of grove nalatigheid.
- Uitsluiting van aansprakelijkheid: Er is geen aansprakelijkheid voor verlies van gegevens, onderbrekingen van de dienstverlening of gevolgen van beslissingen die zijn genomen op basis van Debora’s advies.
- Vrijwaring: De klant vrijwaart Debora van claims van derden die verband houden met de geleverde diensten, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid van Debora.
- Aansprakelijkheid bij inschakeling van derden: Indien Debora derden inschakelt voor de uitvoering van haar diensten, blijft zij verantwoordelijk voor de kwaliteit van het geleverde werk. Debora is echter niet aansprakelijk voor fouten van derden indien deze fouten buiten haar controle liggen.
10. Overmacht
In geval van overmacht (zoals ziekte, technische storingen of andere onvoorziene omstandigheden) kan Debora tijdelijk niet in staat zijn om diensten te leveren. In dergelijke gevallen wordt de klant zo snel mogelijk geïnformeerd en gezocht naar een passende oplossing.
11. Privacy en gegevensverwerking
Debora verwerkt persoonsgegevens in lijn met de AVG-wetgeving. Gegevens worden alleen gebruikt voor de uitvoering van de diensten en niet gedeeld met derden zonder toestemming van de klant.
- Privacyverklaring: Voor meer gedetailleerde informatie over hoe persoonsgegevens worden verwerkt, verwijzen we naar de privacyverklaring van Virtuora.
12. Intellectueel eigendom
Debora behoudt het recht om eigen werkmethoden, sjablonen en kennis te gebruiken en verder te ontwikkelen, mits dit geen vertrouwelijke informatie van de klant bevat. Het intellectueel eigendom van op maat gemaakte documenten, rapporten en analyses die specifiek voor de klant zijn ontwikkeld, blijft te allen tijde bij de klant.
- Op maat gemaakte documenten: Alle op maat gemaakte documenten, rapporten en analyses die specifiek voor de klant zijn ontwikkeld, blijven eigendom van de klant.
- Overdracht van rechten: De klant mag de rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst niet overdragen aan derden zonder schriftelijke toestemming van Debora.
13. Annulering en opzegging
- Annulering: Afspraken kunnen kosteloos geannuleerd worden tot 48 uur van tevoren. Bij latere annulering kan het volledige tarief in rekening worden gebracht.
- Opzegging: Abonnementen kunnen worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand. Strippenkaarten zijn niet restitueerbaar en blijven geldig tot één jaar na de bevestiging van het type strippenkaart.
14. Betaling en facturatie
- Betalingstermijn: Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij anders afgesproken.
- Betaling vooraf: Betalingen dienen vooraf te worden voldaan. Bij een eenmalige opdracht wordt de factuur verstuurd voorafgaand aan de start van de werkzaamheden. Voor doorlopende diensten wordt de factuur maandelijks aan het begin van de periode verstuurd, met een betalingstermijn van 14 dagen.
- Te late betalingen: Bij te late betaling kan een herinnering worden verstuurd en kunnen administratiekosten in rekening worden gebracht.
15. Inschakeling van derden, aanschaf van diensten en BTW-regeling
- Inschakeling van derden: Debora behoudt zich het recht voor om derden in te schakelen bij de uitvoering van haar werkzaamheden. Indien dit het geval is, blijft zij eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde diensten. Debora zal voor deze ingeschakelde derden geen extra kosten doorberekenen aan de klant, tenzij de derde specifiek in overleg met de klant wordt ingehuurd. In dat geval worden de kosten van de derde partij rechtstreeks aan de klant gefactureerd of apart omschreven op de factuur van Debora.
- BTW-regeling: Op dit moment rekent Debora geen btw over haar diensten vanwege de toepassing van de kleineondernemersregeling (KOR). Indien deze regeling in de toekomst niet meer van toepassing is, zal Debora btw in rekening brengen volgens de geldende wetgeving. Dit wordt duidelijk vermeld op de facturen en vooraf gecommuniceerd met de klant. Dit kan verschillen voor diensten geleverd door derden, waarbij mogelijk wel btw in rekening wordt gebracht.
- Aanschaf van software, abonnementen, apparatuur of diensten: Debora maakt gebruik van de KOR-regeling, waardoor zij geen btw rekent over haar eigen diensten.
- Wanneer producten of diensten worden voorgeschoten namens de klant, worden deze kosten inclusief de door de leverancier berekende btw vermeld op Debora’s factuur. Debora mag deze btw niet aftrekken of verrekenen.
- De klant kan de btw op deze kosten niet terugvorderen via Debora.
- Indien gewenst kan de leverancier het product of de dienst rechtstreeks aan de klant factureren, zodat de klant eventueel zelf de btw kan terugvorderen.
16. Toepasselijk recht en geschillenregeling
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen die voortvloeien uit deze voorwaarden of de dienstverlening van Virtuora zullen in eerste instantie worden geprobeerd op te lossen via mediation. Indien dit niet tot een oplossing leidt, zullen geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Virtuora is gevestigd.
17. Wijziging van voorwaarden
Deze voorwaarden kunnen door Virtuora worden gewijzigd. Klanten worden minimaal 30 dagen van tevoren geïnformeerd over belangrijke wijzigingen. De nieuwste versie van de voorwaarden is altijd leidend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Vragen? Neem gerust contact op als er onduidelijkheden zijn over deze voorwaarden. Samen zorgen we voor een heldere en soepele samenwerking.